Chargé d'Accueil et des Affaires Générales H/F - Mairie

Poste à pourvoir le 15/06

Sous l'autorité de la Responsable du service Affaires Générales, vous aurez en charge plus particulièrement :

1- Activités principales :
o Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone.
o Traitement des mails.
o Orienter le public vers les services communaux ou administrations.
o Organiser l'agenda de l'autorité territoriale.
o Tenir le planning des salles de la Commune.
o Gérer le stock des fournitures administratives.
o Tenir l'agenda concernant le traitement des demandes de passeports et remise.
o Gestion de dossiers administratifs :
Recensement militaire des jeunes atteignant 16 ans - logiciel informatique.
Enregistrement des demandes d'inscriptions sur les listes électorales.
Légalisation de signatures, documents à certifier conforme.
Rédaction de courriers d'affaires courantes (convocation pour remise de documents).
Mise en forme et frappe de courriers divers et de comptes rendus (direction des services, administration générale).
o Planning rendez-vous conciliateur de justice.

2- Activités spécifiques dans le cadre de la polyvalence :
o Traiter et remettre les passeports.
o Enregistrer le courrier « Arrivée » et « Départ ».
o Traiter les demandes d'actes d'état civil.
o Traiter l'information diverse.
o Assurer la préparation des cérémonies commémoratives et réceptions diverses.
o Assurer la régie de la cantine et de la garderie.

. Conditions d'exercice
- Contact direct et permanent avec le public.
- Relations permanentes avec l'ensemble des services, le Maire et les élus.
- Relations avec d'autres Collectivités.
- Garant de l'image du service public de la commune (bonne attitude, comportement adapté, etc.).
- Rémunération statutaire + RIFSEEP (primes).
- Responsabilité liée à la tenue d'une régie.

Experience: 1 An(s) - sur un poste d'accueil

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la confidentialité des informations,Assurer un accueil téléphonique,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Fournir des informations générales sur l'entreprise,Gérer des situations de crise ou d'urgence,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer les stocks de fournitures de bureau,Identifier, traiter une demande client,Organiser l'agenda des réunions,Rédiger des messages et des emails professionnels

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique